Phönix Balkonbau vernetzt Projektmitarbeiter und beseitigt Insellösungen mit Taskworld
– Digitale Projektverwaltung und Projektsteuerung in der Industrie –
Früher war doch nicht alles besser: langsame Kommunikationswege, intransparente Abläufe und eine Vielzahl abteilungsspezifischer Excel-Arbeitslisten machten die Projektsteuerung und Verwaltung der übers Jahr durchgängig über 50 parallel laufenden, komplexen Bauprojekte bei Phönix Balkonbau Weißensee ineffektiv und träge. Damit hat Geschäftsführer Daniel Kurzweg nun aufgeräumt. Mit der Einführung der Browser-basierten All-in-One Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Software Taskworld hat er es binnen weniger Wochen geschafft, die Projektsteuerung nachhaltig zu vereinfachen, bestehende Insellösungen zu beseitigen, sämtliche interne und externe Prozessbeteiligte zu vernetzen, die Arbeits– und Kommunikationsprozesse zu vereinheitlichen und die Projektdokumentation zu automatisieren.
Ob freistehend, angelehnt, auskragend oder abgehängt in Beton, Glas, Stahl oder Aluminium – Phönix Balkonbau baut Balkone für jedes Anforderungsprofil. (Bild: Phönix Balkonbau)
Die 1990 gegründete Phönix Metallbau GmbH ist einer der deutschlandweit führenden Hersteller von vorgestellten Balkonen. Das im Thüringischen Weißensee ansässige Unternehmen plant, fertigt und montiert mit mehr als 50 Mitarbeitern jährlich mehr als 1.500 Balkone überwiegend für Wohnungsbauunternehmen. Das Leistungsspektrum von Phönix Balkonbau umfasst u.a. Stützbalkone, Sonderbalkone, Bauschlossarbeiten, Überdachungen sowie den Stahl- und Geländerbau. Darüber hinaus bietet der nach DIN EN 1090-1 (WPK) zertifizierte Balkonbauer ergänzende Dienstleistungen und ganzheitliche Unterstützung im Bereich Aufmaß, Erstellen von Statik und Werkplanung, Einkauf und Fertigung sowie der Baustellenorganisation und Montageplanung.
Einheitliche Sicht auf Projekte, Aufgaben und Prozesse fehlte
Phönix Balkonbau betreut zwischen 80 und 100 Bau-Projekte pro Jahr mit Projektlaufzeiten von ca. sechs bis neun Monaten, wodurch stets rund 50 Projekte zeitsynchron realisiert werden müssen. Fünf Projektleiter, die allein drei Tage in der Woche auf den Baustellen in ganz Deutschland unterwegs sind, sorgen dafür, dass der Baufortschritt im Zeitplan bleibt. Die dezentrale Arbeitsorganisation von Projektleitern, Konstrukteuren und Zulieferern stellt dabei hohe Anforderungen sowohl an die Kommunikation als auch an die Projektkoordination und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Da die anfallenden Aufgaben und Termine im Einkauf, der Konstruktion, Fertigung sowie bei Zulieferern noch bis 2017 in unterschiedlichen Insellösungen gepflegt wurden, gab es bis dato auch keine einheitliche, zentrale Sicht auf die laufenden Bauprojekte oder ToDo´s.
Wollmilchsau gesucht – Taskworld gefunden
„Bei stets 50 laufenden Projekten den Überblick zu behalten, ist eine große Herausforderung. Mit unseren Werkzeugen stießen wir dabei schnell an die Grenzen der Handhabbarkeit“, so Phönix Geschäftsführer Daniel Kurzweg.
„Bei 50 laufenden Projekten permanent den Überblick zu behalten, ist nicht nur eine große Herausforderung. Mit unserem bisherigen Instrumentarium stießen wir damit schnell an die Grenzen einer effektiven Handhabbarkeit. Wir haben uns daher 2016 eingehend mit geeigneten Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Lösungen auseinandergesetzt, um die Kommunikation zwischen den projektbeteiligten Mitarbeitern auf der einen und die Verwaltung unserer laufenden Bauprojekte auf der anderen Seite nachhaltig zu vereinfachen“, erläutert Phönix Geschäftsführer Daniel Kurzweg. „Wir haben eine smarte, plattformunabhängige All-in-One-Lösung gesucht, die leicht bedienbar ist und einen schnellen, unkomplizierten Einstieg ohne lange Einarbeitungszeit erlaubt. Dabei sollte sie den Pflege- und Erfassungsaufwand für unsere Mitarbeiter möglichst klein halten und gleichzeitig eine effektive Kommunikationsplattform bieten, um projektrelevante Informationen auf schnelle und komfortable Weise bereichsübergreifend zu teilen. Und weil wir uns damit auch dem lästigen Einsatz von zusätzlichen Arbeitslisten entledigen wollten, musste sie imstande sein, Mitarbeitern einfach Aufgaben zuzuweisen, die Kapazitätsplanung zu unterstützen sowie Termine und Prozesse zuverlässig zu überwachen.“
Die beiden ersten Lösungen, die 2016 testweise zum Einsatz kamen, wussten im Tagesgeschäft jedoch nicht zu überzeugen. Entweder waren sie zu komplex mit einer Vielzahl an Funktionen, die nicht benötigt wurden, oder sie erfüllten schlicht nicht die Anforderungen im Hinblick auf Ergonomie, Funktionsumfang und Workflow-Unterstützung. Im dritten Anlauf stieß Daniel Kurzweg schließlich auf die App- und Cloud-fähige Taskworld-Plattform, die nicht nur einen 360°-Blick auf die Projekte erlaubt und alle wichtigen Anforderungen in einer Lösung abbildet, sondern auch alle Prozessschritte und relevante Informationen für alle Prozessteilnehmer nachvollziehbar dokumentiert. Nach einer zwei-monatigen Orientierungsphase startete im Mai 2017 die erste Testphase mit den ersten Projektmitarbeitern über einen Zeitraum von zunächst sechs Monaten im Parallelbetrieb zu den bestehenden Lösungen, bis der Firmenchef im Herbst 2017 beschloss, Taskworld als einheitliche und verbindliche Projektmanagement- und Collaboration-Plattform zunächst zur Unterstützung der internen Bau-Projekte einzuführen.
Zwei Anwendungsbereiche – eine Lösung
Seither deckt Taskworld bei Phönix Balkonbau im Wesentlichen zwei Anwendungsbereiche ab: zum einen die Unterstützung der reinen Projektarbeit. Dabei wird für jedes Bauprojekt in Taskworld ein eigenes Projekt und für die jeweils untergeordneten Arbeitsschritte Aufgaben angelegt, die mit Fristen versehen den jeweiligen Prozessteilnehmern zugewiesen werden: von der Konstruktion über die Bestellung der Materialien, Fertigung und Montage der Teile bis zur finalen Rechnungsstellung. So weiß jeder prozessbeteiligte Mitarbeiter ohne jegliche Abstimmungsprozesse jederzeit, wie der jeweilige Projektstatus ist und welche Tasks augenblicklich noch offen sind. Die Mitarbeiter können sich die fälligen Aufgaben dann nach eigenem Bedarf filtern, um die eigene Arbeitsorganisation zu erleichtern.
Zum anderen kommt Taskworld zur Vertriebsunterstützung zum Einsatz: So werden eingehende Anfragen gebündelt in der Angebots- und Kalkulationsabteilung im Projektordner „Angebote erstellen“ abgelegt, wo die einzelnen Anfragen abgearbeitet und Mitarbeitern als Aufgabe zugewiesen werden. Die weiteren Workflows werden dann anhand einer definierten Checkliste festgelegt: „Kunden informieren“, „Anforderungen erfüllbar, wir erstellen ein Angebot“, „Vor-Ort-Erkundung der Zufahrtswege zum Objekt“, „Recherche von geeigneten Subunternehmern“, „Angebot kalkulieren“, „Angebot rausschicken“, „Angebot nachtelefonieren“ etc. Taskworld unterstützt damit über das Projektmanagement hinaus den gesamten Angebots- und Kalkulationsprozess im Vertrieb und strukturiert die Vorgänge über eine zentrale und vollständig digitalisierte Web-Plattform. Während der Firmenchef das Tool dank der komfortablen Filterfunktionen und übersichtlichen Aufgabenboards auf Projekt- und Mitarbeiterebene überdies zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung einsetzt, nutzen die Mitarbeiter Taskworld vor allem zur Unterstützung der eigenen Arbeitsorganisation im Projektgeschäft.
Automatische Projektdokumentation und komfortable Qualitätssicherung
Mit der Einführung der Cloud-basierten Projektmanagement- und Collaboration-Plattform konnte das Unternehmen nicht nur die für ein effizientes und zuverlässiges Projektgeschäft notwendige Prozesstransparenz sicherstellen, sondern auch die aufwändige Pflege und den ineffektiven Informationsaustausch durch die verschiedenen Insellösungen unterbinden. Dies macht das Tagesgeschäft schneller, professioneller und produktiver. „Um die Zusammenarbeit auch mit externen Partnern zu erleichtern, haben wir für unseren Lieferanten in Ungarn kurzerhand einen eigenen Workspace in Taskworld eingerichtet, um die Zusammenarbeit auf eine neue Ebene zu heben und den unübersichtlichen Mailverkehr und Austausch von Excel-Listen abzulösen. All dies ist über unsere Collaboration-Plattform heute wesentlich effektiver umsetzbar, da die Informationen der früheren Mails nicht mehr in Textform, sondern direkt als Workflows, Termine, mitarbeiterspezifische Aufgaben und Dokumente für jeden nachvollziehbar hinterlegt und digitalisiert sind. Das erlaubt dem gesamten Projektteam wie auch externen Partnern schnelle Kommunikationswege und eine konsistente Projektdokumentation. Auch um Verzögerungen und Terminüberschreitungen vorzubeugen und ein zuverlässige Qualitätssicherung zu etablieren ist die lückenlose Projektdokumentation eine wichtige Grundlage“, so Daniel Kurzweg.
Künftig beschränken sich auch die im wöchentlichen Turnus stattfindenden Projektmeetings ausschließlich auf die Abstimmung der noch zu erledigenden Aufgaben oder kritische Termine – denn dank Taskworld sind heute alle Projektmitarbeiter stets auf demselben Informationsstand. In Zukunft soll die Taskworld Plattform bei den wöchentlichen Meetings über einen großen Monitor abgerufen werden können, um die gemeinsame Planung und Abwicklung der Projekte bzw. der noch offenen oder kritischen Punkte „live“ zu erläutern.
Weiterer Ausbau der Anwendungsbereiche in Planung
Taskworld kommt heute bei Phönix Balkonbau an insgesamt 20 Arbeitsplätzen zum Einsatz – der Einsatzort spielt dabei heute keine Rolle mehr. Zudem ist geplant, künftig auch Kunden mit regelmäßigen bzw. wiederkehrenden Bauprojekten in die Taskworld Projektübersicht einzubinden, um mehr Transparenz bei den gemeinsamen Bauprojekten zu schaffen. In einer nächsten Projektphase ist angedacht, auch Monteuren den Zugang zu der Projekt-Plattform über die Taskworld App zu ermöglichen, etwa um Fotos von der Baustelle an den Konstrukteur zu schicken oder Materialanforderungen an die Werkstattleitung zu übersenden.
