Lagerverwaltungsoftware: Reifen Simon digitalisiert und harmonisiert Lagerabläufe mit iLTIS von LogiSoft-S

Der Bau eines neuen Hochregallagers mit ca. 1.000 Palettenstellplätzen und die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems brachte am Hauptsitz der Reifen Simon Gruppe im Hessischen Schlüchtern viele neue Anforderungen mit sich. Das historisch gewachsene Zentrallager konnte mit den bestehenden Organisations- und Infrastrukturen aufgrund wachsender Suchzeiten und mangelnder Übersicht nicht länger effizient verwaltet werden. Mit iLTIS-TYRE stieg Reifen Simon 2010 schließlich auf eine professionelle Lager- und Produktionslogistik-Branchensoftware um, die wieder Transparenz in das Tagesgeschäft gebracht hat und den gesamten Prozess vom Wareneingang bis zum Versand nicht nur durchgängig digitalisiert, sondern auch schneller und wirtschaftlicher macht.An neun Standorten bietet die Reifen Simon Gruppe mit Hauptsitz im Hessischen Schlüchtern eine breite Angebotsvielfalt an Reifen und Rädern sowie einen umfassenden Werkstatt-Service.

An neun Standorten bietet die Reifen Simon Gruppe mit Hauptsitz im Hessischen Schlüchtern eine breite Angebotsvielfalt an Reifen und Rädern sowie einen umfassenden Werkstatt-Service.

An neun Standorten bietet die Reifen Simon Gruppe mit Hauptsitz im Hessischen Schlüchtern eine breite Angebotsvielfalt an Reifen und Rädern sowie einen umfassenden Werkstatt-Service.

1965 als Familienunternehmen gegründet hat sich Reifen Simon bis heute zu einem überregional erfolgreichen Groß- und Einzelhandelsunternehmen mit insgesamt neun Filialen und 140 Mitarbeitern entwickelt. Das Leistungsangebot umfasst neben Reifen und Rädern für PKW, SUV/ Offroad, Motorrad, Transporter, LKW, Busse, Industrie-, Landwirtschafts- und Spezialfahrzeuge auch Tuning-Technik und Werkstattleistungen sowie ein eigenes Runderneuerungswerk, das eine stets hohe Verfügbarkeit an Reifen für Nutzfahrzeuge sicherstellt.

Bis 2009 gab es zur Unterstützung der Lagerabläufe bei Reifen Simon keine dedizierte Lagerlogistik-Lösung. Details zu Reifen und Aufträgen wurden bis dahin lediglich auf manuell erstellten Lagerlisten ausgedruckt, mit denen sich die Lagermitarbeiter ohne genaue Lagerplatzangaben die Reifen dann der Reihe nach heraussuchen mussten. Mit dem Bau eines neuen Hochregallagers und dem Wechsel auf eine neue Warenwirtschaftslösung entschloss sich schließlich Inhaber Leonhard Simon, auch die logistischen Prozesse durch eine intelligente und bedarfsgerechte Lagerverwaltungssoftware zu unterstützen.

Lösungsanbieter musste Expertise im Reifenhandel mitbringen

Nach einer ersten Sondierung und Gesprächen mit Software-Dienstleistern ließ sich IT- und Projektleiter Frank John dann auf Basis von Empfehlungen das Lager- und Transportoptimierungssystem „iLTIS-TYRE“ für die Reifenbranche einmal bei einem Kundenunternehmen des Herstellers LogiSoft-S im Echtbetrieb zeigen. Dass die eigenen, branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen bereits zu einem Gutteil im Standard der Branchenlösung abgebildet werden konnten und auch die Anwender über einen langen Zeitraum sehr erfolgreich damit arbeiteten, legte den Grundstein für die spätere Entscheidung. „Die Expertise von LogiSoft-S im Reifenhandel war für uns ein ganz wesentliches Kriterium im Evaluationsprozess. Der Reifensektor bringt einfach gewisse Spezialitäten mit, die systemseitig nicht nur abgebildet, sondern auch in eine anwendergerechte Logik und Benutzerführung eingebettet sein müssen“, erläutert Frank John.

Stets „on time“: Reifen Simon liefert seine Reifen im Einzugsbereich der Filialen zum Großteil mit eigenen Fahrzeugen aus. Damit können Liefertermine deutlich zuverlässiger vorhergesagt werden.

Stets „on time“: Reifen Simon liefert seine Reifen im Einzugsbereich der Filialen zum Großteil mit eigenen Fahrzeugen aus. Damit können Liefertermine deutlich zuverlässiger vorhergesagt werden.

„Da es nicht viele auf den Reifenhandel spezialisierte Lagerverwaltungssysteme gibt, hätten wir bei dem einen oder anderen Prozess quasi bei „Null“ anfangen müssen, um Strukturen und Workflows für unsere Zwecke im System zu hinterlegen. Denn die neue Lösung musste auch die branchenspezifischen Anforderungen, wie z.B. die Auslagerstrategie nach dem First-In/ First-Out-Prinzip unter Berücksichtigung des DOT-Codes auf den Reifen, erfüllen können. Hinzu kam, dass die wichtigsten Schnittstellen zu unserem ERP TyrePro bereits bestehen und ohne große Programmierarbeiten genutzt werden konnten. Die wenigen anfallenden Anpassungen, wie etwa bei unseren spezifischen Inventur-Abläufen, ließen sich dank der Flexibilität von iLTIS dann auch schnell und ohne nennenswerten Aufwand realisieren.“

Nachdem Reifen Simon im September 2009 den Auftrag zur Einführung der Lagerlogistik-Lösung an LogiSoft-S vergeben hatte, ging die Lösung nach der anschließenden Konzeptentwicklungs-, Anpassungs-, Schulungs- und Testphase dann zum Jahresbeginn 2010 nach nur wenigen Wochen erfolgreich in den Live-Betrieb.

Schneller Mehrwert im Tagesgeschäft

Mit der Umstellung auf das iLTIS-System, das komplett mit allen verfügbaren Modulen außer der Tourenplanung bei vier Mitarbeitern in der Verwaltung und bei sechs Mitarbeitern im Lager zum Einsatz kommt, hat bei Reifen Simon sowohl ein organisatorischer als auch technologischer Generationswechsel stattgefunden. „Zu einem gewissen Anteil wurden dabei auch alte Strukturen aufgebrochen und Abläufe optimiert, was zunächst bei den älteren Mitarbeitern mit einem Umdenkprozess und einer Eingewöhnungszeit verbunden war. Dies bringt aber jeder Veränderungsprozess in einer Organisation mit sich“, so Frank John, der als Projektleiter die Koordinationsfunktion und Planungsverantwortung auch über den Einführungsprozess hinaus übernahm.

Sämtliche Reifen sind mit Barcodes versehen, die entsprechend des Reifen-Alters nach dem FIFO-Prinzip ausgelagert werden.

Sämtliche Reifen sind mit Barcodes versehen, die entsprechend des Reifen-Alters nach dem FIFO-Prinzip ausgelagert werden.

„Letztlich aber ist der Mehrwert entscheidend, den die Veränderung für das Tagesgeschäft bedeutet. Und hier haben unsere Mitarbeiter schnell die neuen Möglichkeiten erkannt, die uns iLTIS zur Unterstützung unserer Lagerabläufe heute bietet. Der Umstellungsprozess hat somit nahezu reibungslos funktioniert – ohne das operative Geschäft zu belasten.“

Insbesondere im Bereich der Inventur wurde mit der Einführung die eine oder andere unternehmensspezifische Besonderheit in iLTIS realisiert. So ist es nun mit der neuen Lösung auch möglich, für Artikel feste und fortlaufende Chargennummer nach einer Wochen- oder Jahres-FIFO zu vergeben. Dadurch braucht für eine komplette Charge lediglich einmal ein Barcode-Etikett angelegt werden, das in einem automatisierten Prozess für jeden Reifen der Charge angepasst wird. Dies ermöglicht Reifen Simon eine zuverlässige und gut händelbare First-In-/First-Out-Auslagerstrategie über den Barcode, der in den letzten zwei Ziffern auch das Herstellungsjahr (DOT-Code) des jeweiligen Reifens ausweist.

Inventur in der halben Zeit

Seit der Einführung der neuen Software und dem Einsatz von Handscannern benötigt die Inventur bei Reifen Simon heute nicht nur die halbe Zeit, auch die Fehlbestände und damit verbundene Prüfprozesse konnten signifikant reduziert werden. Sind früher während der Bestandaufnahme Aufträge eingegangen, wurden diese kurzerhand ohne weiteren Abgleich aus dem Lager entnommen – mit der Folge, dass regelmäßig Fehlbestände ausgewiesen wurden. Heute werden die jeweiligen Inventarbestände schon bei der Einbuchung eines Auftrages automatisch „geblockt“, was die Fehlerquote und Minderbestände am Ende der Inventur deutlich reduziert hat.

Reifen Simon bietet seinen Kunden einen umfassenden Reifenservice und stellt mit einem eigenen Runderneuerungswerk eine hohe Produktverfügbarkeit im Nutzfahrzeugbereich sicher.

Reifen Simon bietet seinen Kunden einen umfassenden Reifenservice und stellt mit einem eigenen Runderneuerungswerk eine hohe Produktverfügbarkeit im Nutzfahrzeugbereich sicher.

Die nunmehr elektronische Buchung in der Warenwirtschaft und Übernahme der Lieferscheine samt Lieferscheinnummer direkt in iLTIS hat sich ebenfalls auf die Geschwindigkeit der Lagerabläufe und Durchlauflaufzeiten vor allem im Wiederverkaufsgeschäft ausgewirkt, was sich wiederum positiv in den Umschlagszahlen niederschlägt. So braucht im Lagereingang heute kein Mitarbeiter mehr Lieferscheinnummern manuell zu erfassen. Nach der elektronischen Buchung des Lieferscheins im Lager kann der Mitarbeiter der Buchhaltung direkt den Abgleich der Waren mit der elektronischen Rechnung vornehmen. „Aufgrund unseres historisch gewachsenen Lagers haben wir für einen Standard-Reifen im Schnitt fünf oder sechs in Frage kommende Lagerstellen: wird etwa ein Auftrag am Point of Sale erfasst und an den Lagermitarbeiter übermittelt, kann dieser den Barcode via Scanner einlesen, die Daten direkt aufrufen und wird im Anschluss ohne Umwege zum richtigen Lagerplatz geführt. Aufwändige Suchprozesse wie früher gibt es mit iLTIS heute nicht mehr, da wir nun einen automatisierten, durchgängig digitalisierten Prozess vom Wareneingang bis zum Versand der Waren haben. Wir brauchen in der Regel nur noch dann manuell eingreifen, wenn z.B. das System bei dem Abgleich von Lieferschein und Rechnung einen Warnhinweis ausgibt und Unstimmigkeiten bei Preis oder Menge zu überprüfen sind“, beschreibt Frank John.  iLTIS hat somit bei Reifen Simon auch zur Qualitätssicherung beigetragen, da – sobald der Wareneingang im Lager mit den zugehörigen Daten sauber abgeschlossen wurde – sich in den nachfolgenden Prozessschritten kaum mehr Fehler ereignen können, die manuelle Prüf- und Bearbeitungsschritte erforderlich machen.

Vollständige Transparenz in der dynamischen Lagerführung

„Mit iLTIS hat Reifen Simon ein professionelles und flexibles Tool an der Hand, um die Prozesse rund um das historisch gewachsene Lager zu optimieren und effizient zu gestalten“, so Projektleiter Holger Leyrer bei LogiSoft-S

„Mit iLTIS hat Reifen Simon ein professionelles und flexibles Tool an der Hand, um die Prozesse rund um das historisch gewachsene Lager zu optimieren und effizient zu gestalten“, so Projektleiter Holger Leyrer bei LogiSoft-S

Um die Transportwege im Hochregallager zu verkürzen und gleichzeitig sicherer zu machen, lassen sich im Lagerverwaltungssystem spezifische Details festlegen, wie z.B. die Priorität von Routen oder einzelner Fächer. So können die Lagermitarbeiter ihre Touren etwa bei den Lagerfächern mit den größten Reifen starten, so dass diese auf der Palette stets unten und nicht obenauf liegen. Empfehlungen auf einen Blick zu freien Lagerfächern erleichtern den Einlagerungsprozess und geben dem Lagermitarbeiter ein informatives und flexibles Instrumentarium an die Hand, um die Lager- und Transportlogistikprozesse zu optimieren.

Die vollständige Prozesstransparenz durch iLTIS erleichtert aber nicht nur die Auftragsabwicklung, auch bei etwaigen Kundenanfragen ist jeder Prozess genau dokumentiert. Somit ist die Verwaltung jederzeit in der Lage nachzuvollziehen, wer einen Auftrag geschrieben hat, wer die Auslagerung, Kommissionierung und Prüfung vorgenommen hat oder aber wie viel Zeit diese Abläufe bei dem einen oder anderen Mitarbeiter in Anspruch genommen haben.

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